Zálohovanie údajov
bolo rozšírené o dve dôležité voľby:
1. zálohový súbor bez osobných údajov (pre účely GDPR) - je možné použiť napríklad v prípadoch pokiaľ potrebujete zálohu odoslať e-mailov, alebo cez verejné prístupné úložisko súborov. V tomto prípade sa zo zálohy vynecháva celá agenda Zákazníkov a teda aj ich osobné údaje.
2. chrániť zálohový súbor heslom (využiteľné pre účely GDPR) - záloha môže byť chránená heslom. Pri obnove dát zo zálohy, ktorá bola vytvorená s heslom budete pri obnove vyzvaný k jeho zadaniu. V prípade, že neplánujete meniť heslo záloh je vhodné zaškrtnúť voľbu "Zapamätovať heslo". Heslo je v tomto prípade uložené v profile užívateľa a bude prednastavené pri opätovnej tvorbe zálohy. Zálohy chránené heslom sú prístupné len pre ich tvorbu priamo v agende Údržby údajov, teda netýkajú sa automatických záloh vytváraných automaticky pri ukončení programu.
Upozornenie: Pri strate hesla nie je možné údaje obnoviť a sú teda nenávratne stratené.
Prístupové práva
Jednotlivé agendy už obsahovali prístupové práva (napr. prístup do výstupov). V náväznosti na nové nariadenia boli rozšírené nasledovne:
1. Program - Zmena nastavenia - Číselníky - GDPR udalosti - práva R/W pre prácu s číselníkom GDPR udalostí
2. Zákazníci - Práca s GDPR udalosťami - práva R/W pre prácu s udalosťami u zákazníka
Vlastnosti zákazníkov
Číselník GDPR udalostí/vlastností kontaktu.
V každom kontakte je možné vybrať určitú vlastnosť, alebo udalosť, ktorú adresa obsahuje nadobúda. Niektoré vlastnosti sú už preddefinované a ich kód začína znakom "$". Užívateľsky je možné vytvárať kódy iba znakmi veľkej abecedy, číslicami a znakom "_" (podtržítko) a to v dĺžke 10 znakov. Preddefinované udalosti/vlastnosti nie je možné meniť a mazať. Pomocou hromadných funkcií v Zákazníkoch je možné užívateľské udalosti zmeniť na preddefinovanú a naopak.
V aktuálnej adrese sa spustí zmazanie vybratých povinných polí:
Upozornenie: Táto operácia je nevratná a mala by sa spúšťať len u zákazníkov, ktorých nie je možné fyzicky zmazať kvôli existujúcim dokladom!!! Nakoľko sa doklady odkazujú na existujúcu adresu vedenú v kontaktoch v týchto dokladoch nebude adresa dohľadateľná.
Logovanie zmien
Pre dokumentáciu zásahov v evidencii zákazníkov, alebo spúšťaní niektorých funkcií bolo Nastavenie - Program rozšírený o firemný log, kde sa najdôležitejšie zmeny a informácie o zmenách ukladajú.
AA zmeny v kontakte - logujú sa zmeny v prevažnej väčšine polí. Zmeny v adresných poliach sú logované podrobne.
AG zmeny v číselníku GDPR adresy - podrobne sa logujú zmeny vo všetkých poliach
AN anonymizácia adresy - loguje sa spustenie tejto funkcie v adrese
Výstupy
boli rozšírené o predlohy pre GDPR evidenciu, v ktorých je možná tlač napríklad:
Možnosti zabezpečenia výstupov pri ukladaní výstupov v PDF formáte
Podpísať digitálnym podpisom - doklad je doplnený o digitálny podpis
Vyžadovať heslo pre otvorenie - otvorenie/zobrazenie dokumentu vyžaduje zadanie hesla
Obmedziť možnosti editácie a tlače - editácia dokumentu vyžaduje zadanie hesla
Zobrazovať toto okno pred každým výstupom PDF dokumentu - okno sa zobrazí pri každom exporte v PDF formáte
Všetky heslá v programe je možné zadavať na max. 20 znakov s použitím znakov a číslic. Viac o tvorbe hesla tu: https://faq.mrp.sk/Vseobecne/Tvorba-bezpecneho-hesla-516
bolo rozšírené o dve dôležité voľby:
1. zálohový súbor bez osobných údajov (pre účely GDPR) - je možné použiť napríklad v prípadoch pokiaľ potrebujete zálohu odoslať e-mailov, alebo cez verejné prístupné úložisko súborov. V tomto prípade sa zo zálohy vynecháva celá agenda Zákazníkov a teda aj ich osobné údaje.
2. chrániť zálohový súbor heslom (využiteľné pre účely GDPR) - záloha môže byť chránená heslom. Pri obnove dát zo zálohy, ktorá bola vytvorená s heslom budete pri obnove vyzvaný k jeho zadaniu. V prípade, že neplánujete meniť heslo záloh je vhodné zaškrtnúť voľbu "Zapamätovať heslo". Heslo je v tomto prípade uložené v profile užívateľa a bude prednastavené pri opätovnej tvorbe zálohy. Zálohy chránené heslom sú prístupné len pre ich tvorbu priamo v agende Údržby údajov, teda netýkajú sa automatických záloh vytváraných automaticky pri ukončení programu.
Upozornenie: Pri strate hesla nie je možné údaje obnoviť a sú teda nenávratne stratené.
Prístupové práva
Jednotlivé agendy už obsahovali prístupové práva (napr. prístup do výstupov). V náväznosti na nové nariadenia boli rozšírené nasledovne:
1. Program - Zmena nastavenia - Číselníky - GDPR udalosti - práva R/W pre prácu s číselníkom GDPR udalostí
2. Zákazníci - Práca s GDPR udalosťami - práva R/W pre prácu s udalosťami u zákazníka
Vlastnosti zákazníkov
Číselník GDPR udalostí/vlastností kontaktu.
V každom kontakte je možné vybrať určitú vlastnosť, alebo udalosť, ktorú adresa obsahuje nadobúda. Niektoré vlastnosti sú už preddefinované a ich kód začína znakom "$". Užívateľsky je možné vytvárať kódy iba znakmi veľkej abecedy, číslicami a znakom "_" (podtržítko) a to v dĺžke 10 znakov. Preddefinované udalosti/vlastnosti nie je možné meniť a mazať. Pomocou hromadných funkcií v Zákazníkoch je možné užívateľské udalosti zmeniť na preddefinovanú a naopak.
- $NEPONUKAT - Neponúkať adresu v ostatných agendách
- $REKLAMY - Súhlas so zasielaním obchodných ponúk všetkými spôsobmi
- $REKL_MAIL - Súhlas so zasielaním obchodných ponúk mailom
- $REKL_SMS - Súhlas so zasielaním obchodných ponúk pomocou SMS
- $REKL_TEL - Súhlas s oznamovaním obchodných ponúk telefónom
- $REKL_TLAC - Súhlas so zasielaním obchodných ponúk poštou
- $SUHLOSUD - Súhlas so spracovaním osobných údajov
- $VYNAT - Žiadosť fyzickej osoby o vyňatí z evidencie (adresa sa ešte fyzicky neruší)
- $ZMAZAT - Dátum možnej realizácie žiadosti fyzickej osoby o vyňatí z evidencie (adresa sa fyzicky zruší)
V aktuálnej adrese sa spustí zmazanie vybratých povinných polí:
- EAN
- MENO
- PRIEZVISKO
- FIRMA
- ULICA
- MESTO
- PSC
- ICO
- IC_DPH
- DIC
- TELEFON
- TELEFON2
- FAX
- ... (týka sa všetkých údajov, ktoré môžeme považovať za osobný údaj)
Upozornenie: Táto operácia je nevratná a mala by sa spúšťať len u zákazníkov, ktorých nie je možné fyzicky zmazať kvôli existujúcim dokladom!!! Nakoľko sa doklady odkazujú na existujúcu adresu vedenú v kontaktoch v týchto dokladoch nebude adresa dohľadateľná.
Logovanie zmien
Pre dokumentáciu zásahov v evidencii zákazníkov, alebo spúšťaní niektorých funkcií bolo Nastavenie - Program rozšírený o firemný log, kde sa najdôležitejšie zmeny a informácie o zmenách ukladajú.
AA zmeny v kontakte - logujú sa zmeny v prevažnej väčšine polí. Zmeny v adresných poliach sú logované podrobne.AG zmeny v číselníku GDPR adresy - podrobne sa logujú zmeny vo všetkých poliach
AN anonymizácia adresy - loguje sa spustenie tejto funkcie v adrese
Výstupy
boli rozšírené o predlohy pre GDPR evidenciu, v ktorých je možná tlač napríklad:
- Evidované informácie k osobe - zoznam všetkých údajov, ktoré sú k danému zákazníkovi evidované.
- Evidované informácie a doklady k osobe (agenda, dátum) - zoznam všetkých údajov + zoznam dokladov ktoré sú k danému zákazníkovi evidované triedené podľa agendy a dátumu
- Evidované informácie a doklady k osobe (dátum agenda)- zoznam všetkých údajov + zoznam dokladov ktoré sú k danému zákazníkovi evidované triedené podľa dátumu a agendy
- Súhlas so spracúvaním osobných údajov
Možnosti zabezpečenia výstupov pri ukladaní výstupov v PDF formáte
Podpísať digitálnym podpisom - doklad je doplnený o digitálny podpis
Vyžadovať heslo pre otvorenie - otvorenie/zobrazenie dokumentu vyžaduje zadanie hesla
Obmedziť možnosti editácie a tlače - editácia dokumentu vyžaduje zadanie hesla
Zobrazovať toto okno pred každým výstupom PDF dokumentu - okno sa zobrazí pri každom exporte v PDF formáte
Všetky heslá v programe je možné zadavať na max. 20 znakov s použitím znakov a číslic. Viac o tvorbe hesla tu: https://faq.mrp.sk/Vseobecne/Tvorba-bezpecneho-hesla-516