UPOZORNENIE: Pred spustením ročnej uzávierky (pri prechode do nového roku) je potrebné odzálohovať dáta (Údržba dát/Zálohovanie) na pevný disk alebo USB kľúč.
POZOR! Ročný prevod je nevratná operácia, pri ktorej dochádza aj k mazaniu dát ! Skontrolujte či máte v menu Nastavenie/Program zaškrtnutú voľbu Automatické zálohovanie, ktorá zabezpečí vytvorenie skrytej zálohy tesne pred spustením ročného prevodu.
Postup pre vykonanie ročného prevodu
- Skôr ako sa rozhodnete spraviť prechod z roku 2023 do roku 2024:
- Skontrolujte údaje nahodené v programe, t.j. v jednotlivých moduloch - účtovný denník, faktúry, ..., kliknutím na tlačítko KONTROLA. Postupne spustite jednotlivé kontroly a ak vám program vypíše nejaké nezrovnalosti, upravte príslušné doklady.
- Zaúčtujte bankové výpisy z roku 2023 (starého).
- Zaúčtujte kurzové rozdiely k 31.12.2023.
- Skontrolujte Saldokonto s účtom 311 a 321 (pred ročným prevodom by mali byť zaúčtované všetky úhrady faktúr aj kurzové rozdiely do 31.12.2023).
- Znovu si spravte zálohu údajov (Údržba dát/Zálohovanie) na pevný disk alebo USB kľúč.
- Vytvorte kópiu firmy:
- V menu Nastavenie/Voľba a definícia firiem sa nastavte na firmu, v ktorej účtujete rok 2023 (starý rok).
- Kliknite na tlačítko SKOPÍROVAŤ a vyberte Prechod na nasledujúce účtovné obdobie. Následne sa do zoznamu firiem pridá nová firma, ktorá bude obsahovať údaje z roku 2023 (t.j. identická kópia). Zadajte názov firmy pre rok 2024, účtovný rok bude automaticky nastavený nasledujúci 2024 (nový rok). Tiež bude automaticky nastavené nasledujúce účtovné obdobie. Do okienka prepojenie sa automaticky zapíše číslo firmy (roku) prvého účtovného obdobia, ktoré spracovávate v MRP programe. Číslo v okienku prepojenie je rovnaké pre všetky účtovné roky danej firmy. Údaj prepojenie má vplyv na aktualizáciu počiatočných hodnôt aj aktualizáciu dát z predchádzajúceho obdobia.
- Označenie roku je možné zadať aj do názvu firmy, budete tak v hornej lište programu vždy vidieť, ktorú firmu (rok) máte otvorenú.
- V tomto momente máte 2 firmy s rovnakými údajmi.
- Kliknutím na tlačítko OTVORIŤ FIRMU otvorte skopírovanú firmu - rok 2024 (nový) , v ktorej sú údaje z roku 2023 (starého roku).
- Doporučujeme vo firme roku 2024 (nový rok) skontrolovať nastavenie rozsahu kontrolných dátumov rovnako ako aj účtovné obdobie nového roku (Nastavenie/Program).
- Spustite Ročný prevod v novej firme označenej rokom 2024:
- V menu Účtovný denník/Funkcie/Ročný prevod vyberte Ročný prevod.
- Otázky, ktoré vám program zobrazí si pozorne prečítajte a až potom kliknite na príslušné tlačítko (napr. otázka Ročný prevod je nevratná operácia, pri ktorej dochádza aj k mazaniu dát!, alebo Ročný prevod by ste mali spustiť až po odzálohovaní dát a vytvorení kópie roku (firmy) v multiverzii programu).
- Následne program ponúkne dátum uzávierky - 31.12.2023 podľa nastaveného účtovného obdobia. Samotný prevod spustíte kliknutím na tlačítko OK.
- Po zaškrtnutí okienok Zrušiť uhradené pohľadávky, záväzky a faktúry a Zrušiť vybavené objednávky sa zmažú plne uhradené faktúry, pohľadávky, záväzky a vybavené objednávky. Program ponechá adresy, neuhradené pohľadávky a záväzky, nevybavené objednávky a zákazky.
- Po ročnom prevode:
- V účtovnom denníku zostanú len zápisy z predchádzajúcich rokov označené ako ARCH (archívne) na kontrolu saldokonta.
- Skontrolujte počiatočné hodnoty v roku 2024 (Účtovný denník/Funkcie/Počiatočné hodnoty) porovnaním s konečnými stavmi roku 2023. Tiež je potrebné skontrolovať faktúry aj objednávky po prevode.
- Nastavenie číselných radov pre rok 2024 (nový):
- V menu Nastavenie/Účtovný denník (Pohľ., záv., faktúry)/Číselné rady vyberte, pre ktoré doklady chcete nastaviť číselný rad. Zadajte Prefix a Poradové číslo (napr. 0000) a kliknite na tlačítko AKTIVUJ. Takto nastavený číselný rad bude programom automaticky ponúkaný.
- Teraz môžete začať účtovať nový rok t.j. rok 2024. Pokiaľ sa budete chcieť vrátiť do roku 2023, otvoríte ho pomocou Nastavenie/Voľba a definícia firiem, alebo po stlačení kláves Ctrl+F, vyberte si konkrétnu firmu s dátami príslušného roku.
- Po zaúčtovaní všetkých dokladov do roku 2023 (starý rok), prenesiete konečné zostatky do roku 2024 nasledovne: