Číselné rady slúžia na číslovanie dokladov. Podľa číselného radu sú
doklady zoraďované a číselné rady poskytujú najrýchlejší spôsob orientácie v
množstve dát.
PROGRAM UMOŽŇUJE NADEFINOVAŤ ČÍSELNÉ RADY PRE:
- pokladničné doklady príjmové a výdavkové (Nastavenie / Účtovný (Peňažný) denník)
- interné doklady (Nastavenie/Účtovný denník)
- predfaktúry, faktúry vydané a prijaté, ostatné pohľadávky a záväzky (Nastavenie / Pohľadávky, záväzky, faktúry)
- zákazky (Nastavenie / Pomocné knihy)
- skladové príjemky, výdajky (Nastavenie / Sklad)
Program čísluje doklady ppodľa číselných radov vždy počas pridávania nového
zápisu (napr. faktúry, objednávky, …). Skôr ako pridáte položky je možné
číselný rad zmeniť prípadne vytvoriť nový. Stlačením klávesy F4 otvoríte
dialóg na definíciu a výber číselných radov. Pri faktúrach nedoporučujeme
v prefixe používať nenumerické znaky, napr. lomítko.
NADEFINOVANIE ČÍSELNÉHO RADU:
Číselný rad sa skladá z:
- Prefixu (nemenná časť čísla) - reťazec znakov max. 10 znakov a
- Poradového čísla - numerickej časti. Počet cifier sa vyjadrí zadaním požadovaného počtu núl. Hodnota por. čísla sa zvyšuje sprava.
Prefix môže byť od poradového čísla oddelený, napr. lomítkom (lomítko
bude zadané v prefixe). Pri zadávaní prefixu je potrebné si uvedomiť, že zaradenie
záznamov podľa čísel prebieha tak, že sa porovnávajú nie ako čísla, ale ako
reťazce znakov, t. j. znak po znaku podľa jeho pozície (abecedne). Môže sa teda
stať, že neskôr vytvorený číselný rad sa zaradí inde ako si prajete. Pri definícii
prefixu je potrebné si uvedomiť, že zaradenie záznamov podľa čísiel prebieha
tak, že sa porovnávajú nie ako čísla, ale ako reťazce znakov, t. j. znak po
znaku podľa jeho pozície (abecedne). Môže sa teda stať, že neskôr vytvorený
číselný rad sa zaradí inde ako si prajete. Pri faktúrach nedoporučujeme v prefixe
používať nenumerické znaky, napr. lomítko.
Príklad prefixu pre faktúry vydané v roku 2008: 08
Poradové číslo - pri nastavovaní poradového čísla pre číselný rad je
potrebné odhadnúť predpokladaný počet záznamov. Podľa toho zadajte počet
cifier poradového čísla. Napr. pri predpoklade max. 999 záznamov stačí
trojciferný rad - zadajte požadovaný počet núl t. j. 3 (000) - poradové
číslo bude trojmiestne.
Pri pridávaní nového dokladu program ponúkne ešte nepoužité ďalšie poradové
číslo dokladu - číselný rad sa zväčší o hodnotu 1 - napr. z 001 na 002.
Celková dĺžka čísla je podľa agendy 10 až 15 miest.
Príklad celého číselného radu:
08/00008 je prefix
000 je poradové číslo
Poradové číslo novopridaného dokladu bude 08001. V stĺpci Aktívny
sa zobrazuje, ktorý číselný rad je aktívny, tzn. ktorý číselný rad program ponúkne
pri pridávaní nového dokladu. Aktívny môže byť len jeden číselný rad.
Prehľad doporučených znakov, ktoré možno použiť pri navrhovaní číselných
radov, prípadne pri ich opravách:
Znaky sú zoradené vzostupne zľava:
( ) + . / 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 : ; < = > A .. Z [ \ ] ^ _ a .. z { | }
~
A .. Z označuje písmená A až Z (rozlišuje sa veľkosť písmen).
Správne navrhnuté číselné rady:
| 080001 | Nasledovať bude 080002, ...., 080010, 080011, ... |
| 08/0001 | Nasledovať bude 08/0002, .... |
Chybne navrhnuté číselné rady:
| 08-1 | Nasledovať bude 08-2, 08-3, ..., 08-9, 08-10, čo sa zaradí pred 08-2 a číslovanie sa zablokuje. |
| 001/98 | Nasledovať bude 001/99, potom 001/100, čo sa zaradí pred 001/98 (prvý rozdiel je na piatej pozícii a 1 je menšia ako 9) a číslovanie sa zablokuje. |
PREČÍSLOVANIE DOKLADOV
Zmeniť poradové číslo je možné len príjmových, výdavkových, interných dokladov, nie je však možné hromadné prečíslovanie týchto dokladov. Nie je možné zmeniť číslo predfaktúry, faktúry, zákazky a skladovej výdajky a príjemky.
Prečíslovať uvedené doklady nie je možné z dôvodu, že sa tieto poradové čísla prenášajú aj do ďalších modulov programu. Pokiaľ potrebujete číselný rad zmeniť, je potrebné v nastavení pridať nový číselný rad, ktorý si budete po nadefinovaní môcť zvoliť ako aktívny pre označenie ďalších pridávaných dokladov.