UPOZORNENIE: Pred spustením ročnej uzávierky (pri prechode do nového roku) je potrebné odzálohovať dáta (Údržba dát/Zálohovanie) na pevný disk a následne napáliť na CD.
POZOR! Ročný prevod je nevratná operácia, pri ktorej dochádza aj k mazaniu dát ! Skontrolujte či máte v menu Nastavenie/Program zaškrtnutú voľbu Automatické zálohovanie, ktorá zabezpečí vytvorenie skrytej zálohy tesne pred spustením ročného prevodu.
Postup pre vykonanie ročného prevodu
- Skôr ako sa rozhodnete spraviť prechod z roku 2023 do roku 2024:
- Skontrolujte údaje nahodené v programe, t.j. v jednotlivých moduloch - skladové pohyb, skladové karty, ..., kliknutím na tlačítko KONTROLA. Postupne spustite jednotlivé kontroly a ak vám program vypíše nejaké nezrovnalosti, upravte príslušné doklady.
- Vzhľadom k tomu, že sa niektorým užívateľom hodnota inventúry skladu pred ročným prevodom nerovnala hodnote inventúry po ňom, doporučujeme spustiť hromadné perpočty v sklade cez Skladové karty/Funkcie/Prepočet počtu MJ v skladových kartách podľa pohybov v sklade a tiež Prepočet skladových cien v kartách podľa pohybov v sklade. Tieto hromadné funkcie sú nevratné a preto je potrebné pred ich spustením urobiť zálohu údajov.
- Až teraz si môžete vytlačiť inventúru pred prevodom, ktorá bude vykazovať správne hodnoty a bude sa rovnať inventúre po ročnom prevode.
- Vytvorte kópiu firmy:
- V menu Nastavenie/Voľba a definícia firiem sa nastavte na firmu, v ktorej účtujete rok 2023 (starý rok).
- Kliknite na tlačítko SKOPÍROVAŤ a vyberte Prechod na nasledujúce účtovné obdobie. Následne sa do zoznamu firiem pridá nová firma, ktorá bude obsahovať údaje z roku 2023 (t.j. identická kópia). Zadajte názov firmy pre rok 2024, účtovný rok bude automaticky nastavený nasledujúci 2024 (nový rok). Tiež bude automaticky nastavené nasledujúce účtovné obdobie. Do okienka prepojenie sa automaticky zapíše číslo firmy (roku) prvého účtovného obdobia, ktoré spracovávate v MRP programe. Číslo v okienku prepojenie je rovnaké pre všetky účtovné roky danej firmy. Údaj prepojenie má vplyv na aktualizáciu počiatočných hodnôt podľa konečných zostatkov z predchádzajúceho obdobia.
- Označenie roku je možné zadať aj do názvu firmy, budete tak v hornej lište programu vždy vidieť, ktorú firmu (rok) máte otvorenú.
- V tomto momente máte 2 firmy s rovnakými údajmi.
- Kliknutím na tlačítko OTVORIŤ FIRMU otvorte skopírovanú firmu - rok 2024 (nový) , v ktorej sú údaje z roku 2023 (starého roku).
- Doporučujeme vo firme roku 2024 (nový rok) skontrolovať nastavenie rozsahu kontrolných dátumov rovnako ako aj účtovné obdobie nového roku (Nastavenie/Program).
- Spustite Ročný prevod v novej firme označenej rokom 2024:
- V menu Skladové karty/Funkcie vyberte Ročný prevod.
- Otázky, ktoré vám program zobrazí si pozorne prečítajte a až potom kliknite na príslušné tlačítko (napr. otázka Ročný prevod prebieha vo VŠETKÝCH skladoch. Je to nevratná operácia, pri ktorej dochádza aj k mazaniu dát!, alebo Ročný prevod by ste mali spustiť až po odzálohovaní dát a vytvorení kópie roku (firmy) v multiverzii programu).
- Následne program ponúkne dátum uzávierky - 31.12.2023 podľa nastaveného účtovného obdobia. Samotný prevod spustíte kliknutím na tlačítko OK.
- Po zaškrtnutí okienka Zrušiť bezpohybové karty s nulovým stavom sa zmažú skladové karty na ktorých je nulový stav a v priebehu roka 2023 na nich nebol zrealizovaný žiaden skladový pohyb. Program ponechá adresy a nevybavené zákazky. Po zaškrtnutí okienka Archivovať skladové pohyby sa skladové pohyby zapíšu do tabuľky Zoznam pohybov v archíve (Skladové pohyby/Funkcie/Archív pohybov), tieto pohyby bude možné len prezerať.
- Po ročnom prevode:
- Program automaticky zmaže všetky pohyby kariet s dátumom skorším alebo rovným ako je dátum uzávierky. Napočítané hodnoty Počtu MJ a Ceny MJ skladových kariet program doplní do počiatočných stavov na kartách.
- V prípade, že sú v sklade rozpracované pohyby, program ich presunie dátumovo do obdobia po ročnom prevode.
- Po dodržaní všetkých krokov by mal ročný prevod prebehnúť korektne a bez problémov.
- Nastavenie číselných radov pre rok 2024 (nový):
- V menu Nastavenie/Sklad/Číselné rady vyberte, pre ktoré doklady chcete nastaviť číselný rad. Zadajte Prefix a Poradové číslo (napr. 0000) a kliknite na tlačítko AKTIVUJ. Takto nastavený číselný rad bude programom automaticky ponúkaný.
- Teraz môžete začať účtovať nový rok t.j. rok 2024. Pokiaľ sa budete chcieť vrátiť do roku 2023, otvoríte ho pomocou Nastavenie/Voľba a definícia firiem, alebo po stlačení kláves Ctrl+F, vyberte si konkrétnu firmu s dátami príslušného roku.
- Po zaúčtovaní všetkých dokladov do roku 2023 (starý rok), prenesiete konečné zostatky do roku 2024 nasledovne: