Význam pojmu FIFO
Metódou FIFO rozumieme spôsob oceňovania skladových zásob. Názov je odvodený zo zaužívanej anglickej skratky First In, First Out ( prvý dnu, prvý von ). V princípe pracuje ako fronta, kedy jednotlivé skladové výdaje sú oceňované postupne od najstarších príjmových dokladov k novšej zásobe podľa toho, ako sa tovar postupne zo skladu odoberá. Ako podľa názvu vyplýva, že radenie jednotlivých skladových dokladov je založené na prísnom časovom slede, tak ako bol tovar prijímaný či vydávaný zo skladu.
Nie je teda metódou fyzického výdaja najstaršieho tovaru ( aj keď pri evidencii s výrobnými číslami/šaržami by to bolo možné ), ale metódou účtovnou! Rozhodne nenahradzuje postup v evidencii skladových zásob používaný, že každá dodávka ( alebo len dodávka s inou cenou ) je priradená novej karte. Potom je skutočne možné pri výdaji určiť, z ktorej dodávky sa bude odoberať. Týmto sa teda metóda FIFO nezaoberá.
Rozdiely medzi oceňovacími metódami
Metódu FIFO môžeme označiť za metódu z matematického hľadiska diskrétnu (vydávaný tovar je ocenený vždy na základe existujúcich konkrétnych nákupnych cien), na rozdiel od oceňovacej metódy váženého priemeru, ktorú z matematického hľadiska môžeme označiť za metódu spojitú. Taktiež je nutné si uvedomiť, že každá z oceňovacích metód dává iné výsledky, a taktiež zákon nepripúšťa zmenu spôsobu oceňovania počas účtovného obdobia.
Pr.: Majme príjem 10ks za nákupnú cenu 100€, potom ďalší príjem 10ks za nákupnú cenu 200€ a výdaj 15ks.
Ocenenie metódou váženého priemeru
| Hodnota dokladu | Priemerná cena | Hodnota zásob skl. | |
|---|---|---|---|
| 1.príjemka | 10*100=1000 | 100 | 10*100=1000 |
| 2.príjemka | 10*200=2000 | (1000+2000)/(10+10)=150 | (10+10)*150=3000 |
| 1.výdajka | 15*150=2250 | 150 (nemení sa) | 5*150=750 |
Ocenenie metódou FIFO (rastúce nákupné ceny)
| Hodnota dokladu | Hodnota zásob skl. | |
|---|---|---|
| 1.príjemka | 10*100=1000 | 1000 |
| 2.príjemka | 10*200=2000 | 1000+2000=3000 |
| 1.výdajka | (10*100)+(5*200)=2000 | 5*200=1000 |
Ocenenie metódou FIFO (klesajúce nákupné ceny)
| Hodnota dokladu | Hodnota zásob skl. | |
|---|---|---|
| 1.príjemka | 10*200=2000 | 2000 |
| 2.príjemka | 10*100=1000 | 2000+1000=3000 |
| 1.výdajka | (10*200)+(5*100)=2500 | 5*100=500 |
Obmedzenie metódy FIFO
Pri metóde FIFO nie je možné zaúčtovať doklady okamžite po ich vytvorení, pretože ešte nie sú ocenené. Vlastné oceňovanie dokladov prebieha až na základe prepočtu pre ocenenie jednotlivých skladových dokladov pomocou funkcie pre hromadné ocenenie. Do tejto doby nemajú výdavkové doklady žiadnou vypovedajúcu hodnotu, čo sa týka vyhodnotenia zisku alebo výdaja v skladových cenách.
Metóda FIFO nepripúšta výdaje do mínusu. Nie, že by prakticky neboli možné, ale vo svojom konečnom dôsledku tieto doklady spôsobia nedokončenie oceňovacieho procesu a je potrebné na základe protokolu chybových správ takéto doklady ručne opraviť (myslí sa tým ich poradie v slede skladových dokladov). Kontrola na výdaje do mínusu pracuje iba nad aktuálnou hodnotou skladu s predpokladom, že dátumy dokladov sú korektné čo sa týka postupnosti. Pokiaľ je vytvorený doklad niekde uprostred časového radu skladových dokladov, potom pre aktuálnu hodnotu v mínuse byť nemusí, ale pre spracovanie v časovom sledu môže v tento konkrétny okamih spôsobiť výdaj do mínusu.
Pri viacerých skladoch prebieha ocenenie na každom sklade zvlášť podľa dokladov daného skladu.
Teda základom pre používanie metódy FIFO je pravidelné oceňovanie dokladov a oprava existujúcich nesúladov. Pokiaľ toto nebude v poriadku, nebude možné v oceňovaní pokračovať.
Prechod na FIFO
Prechod na vedenie skladu metódou FIFO je možný len za následujúcich podmienok:
- Pokiaľ je použité spoločné vedenie skladových cien, musí byť nastavenie prepnuté na vedenie skladových cien pre každý sklad zvlášť a sklad musí byť prepočítaný.
- Počiatočné počty nesmú obsahovať záporné stavy (ako počty, tak aj ceny).
- Precenenie zásob nesmie skončiť s chybou.
- Po prechode na FIFO bude zmazaná evidencia inventúr.
- Po prechode na FIFO bude potrebné preúčtovať už zaúčtované skladové doklady.
Skladové karty
Základný rozdiel pri evidencii zásob metódou FIFO od metódy váženého priemeru je absenecia pojmu skladová cena.
Metóda váženého priemeru (ako matematická funkcia) dávala pri každej zmene nákupnej ceny jeden výsledok, a tým bola práve skladová cena, podľa ktorej sa oceňovali následujúce výdaje tovaru. Toto pri metóde FIFO neexistuje, pretože každý výdaj je oceňovaný podľa konkrétnych príjmových dokladov (a v nich uvedených nákupných cien).
Pre metódu FIFO bola namiesto hodnoty skladovej ceny zavedená orientačná nákupná cena, ktorej význam je možné zmeniť. Táto orientačná cena nadobúda buď hodnoty najstaršej voľnej nákupnej ceny, aritmetický priemer voľných nákupnych cien a najmladšiu nákupnú cenu. Pojem voľná nákupná cena je odvodená od nevyčerpaných príjmových dokladoch.
Táto orientačná nákupná cena slúži taktiež k výpočtu predajných cien na základe marže a je uvádzaná v dokladoch stále ako Cena 0.
Zmena počiatočných a aktuálnych stavov na karte
Takže, aj keď je zmena aktuálnych stavov na karte v nastaveniach povolená, nie je možné aktuálne stavy meniť. Počiatočné stavy je možné meniť, ale zmena sa neprevádza priamo v poliach počiatočných stavov, ale na záložke karty Poč.stav FIFO. Tu sú v uvedenom poradí počiatočné stavy, ktoré budú prevzaté do aktuálnych stavov oceňovacej tabuľky FIFO (Stav zásob FIFO). Po každej zmene v počiatočných stavoch je nutné previesť prepočet počtu MJ podľa pohybov na sklade a taktiež nanovo nechať oceniť všetky skladové pohyby (a vyrobiť novú oceňovaciu tabuľku FIFO), pretože zmenou počiatočných stavov sa zmenilo ocenenie vo všetkých výdavkových dokladoch.
Ako počiatočný stav je možné evidovať určitý počet merných jednotiek zásob s nulovou nadobúdacou cenou, ale nie je možné evidovať nulový počet s nejakou nadobúdacou cenou.
Fyzická inventúra
Spúšťa sa iba v evidencii inventúr. Jej vyhodnotenie pozostáva z niekoľkých krokov. V prvom kroku je potrebné vygenerovať, prípadne aktualizovať zoznam skladových kariet. Výsledkom tohoto kroku je počet merných jednotiek v evidencii a účtovná čiastka získaná z počiatočných stavov a ocenenia dokladov do dátumu inventúry. Ďalším krokom by mal byť zápis fyzických stavov skladu. Až potom je možné spustiť vygenerovanie oceňovacích záznamov (konečných stavov, nepoužitých príjemiek) do dátumu inventúry a na základe nich vypočítať evidenčnú hodnotu skladu pomocou konečných stavov a ocenenie fyzických stavov podľa týchto konečných stavov. Pokiaľ by pre ocenenie fyzických stavov bola vyčerpaná celá zásoba konečných stavov, zostávajúca fyzická zásoba sa ocení podľa poslednej nákupnej ceny týchto inventúrnych konečných stavov.
Inventúra si zároveň kontroluje prevádzanie zmien vo svojej evidencii, takže pri uzatváraní agendy prebehne kontrola týchto zmien a užívateľ bude prípadne upozornený na prevedenie potrebných aktualizacií.
Je nutné si uvedomiť, že hodnota inventúry vychádza z evidenčného stavu a pokiaľ dôjde v evidencii ku zmene (oprava dátumu dokladu, oprava počtov MJ, oprava počiatočných stavov, …) je nutné spustiť prepočet inventúry a to všetky tri kroky.
Skladové pohyby
Skladové pohyby sa vedú v časovom slede príjmov a výdajov fyzického tovaru na sklade. Správne by malo byť postupované tak, že jednotlivé operácie sú prevádzané v tom istom slede, v ktorom prebiehajú v skutočnosti. To znamená, že nie je možné pripustiť, aby sa zásoba určitej skladovej položky dostala v akomkoľvek momente do mínusu.
Pri príjemkách prevádzame ocenenie dokladov v čiastkách uvedených na doklade, kde skladová cena značí pri metóde FIFO čiastku po zľave.
Pri výdajkách prevádzame ocenenie podľa najstaršej nevyčerpanej príjemky až do jej vyčerpania a potom sa prechádza na ďalšiu. "Skladová cena" je potom aritmetickým priemerem účtovnej čiastky ocenenia podelená počtom merných jednotiek.
Počas vytvárania dokladov nie je prevádzaná špeciálna kontrola na výdaj do mínusu (lepšie povedané, táto kontrola je pri nastavenom prepínači prevádzaná, ale len k aktuálnej zásobe; pokiaľ je doklad s dátumom niekde uprostred radu dokladov, táto kontrola nie je presná). Oceňovanie výdavkových dokladov je iba približného charakteru a pred vlastným zaúčtováním musí byť prevedené ocenenie skladových dokladov. Ďalej je potrebné upozorniť, že takto ocenené doklady už nesmiete upravovať tak, aby nebolo porušené toto ocenenie.